E-Mail-Archivierung ist ein unerlässlicher Bestandteil des Mailverkehrs und erfüllen Compliance- und rechtliche Anforderungen. Denn E-Mails sind Belege und unterliegen einer Aufbewahrungspflicht.
E-Mail-Archivierungssysteme bieten viele Vorteile in Bezug auf Compliance, rechtliche Anforderungen, Datensicherheit, Wissensmanagement und effiziente Ressourcennutzung. Sie sind insbesondere in Umgebungen mit hohem E-Mail-Aufkommen unerlässlich, um die Verwaltung und den Zugriff auf Kommunikationsdaten zu optimieren.
Sie dienen der E-Mail-Aufbewahrung und dem schnellen Durchsuchen von Mails und Anhängen, i.d.R. durch einen Volltextindex, der Auffinden der Information in Sekunden ermöglicht.
E-Mail-Archivierungssysteme bieten Redundanz und Datensicherheit, dadurch, dass die Mail nochmals redundant und am Besten andernorts vorliegen.
E-Mails gehören inzwischen zum Gedächtnis des Unternehmens und ermöglichen es, eine Interaktion mit einem Kunden oder einem Lieferanten nachzuvollziehen.
Das Live-System (i.d.R. Exchange) kann durch die E-Mail-Archivierung entlastet werden. Solche System sind in der Lage, eingelesene und archiviert E-Mails im Live-System zu beseitigen und den Blick auf einen Aufbewahrungshorizont zu reduzieren (i.d.R. 12 bis 18 Monate).
